Polityka zgłaszania naruszeń
§ 1
Postanowienia ogólne
- Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
- Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków naruszeń prawa, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
- Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
§ 2
Definicje
Ilekroć w procedurze jest mowa o:
- podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć Cube Group S.A. z siedzibą w Warszawie (02-595), przy ul. Puławskiej 99A, KRS nr 0000306712,
- sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę, dokonującą zgłoszenia naruszenia prawa,
- anonimie – rozumie się przez to zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości,
- naruszeniu lub naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem,
- działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia,
- działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście,
- informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to informacje, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Cube Group S.A, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia,
- informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,
- kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy lub świadczeniem usług lub pełnieniem funkcji, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych,
- osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,
- osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
- osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny sygnalisty,
- zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to elektroniczne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne naruszenia przekazane zgodnie z niniejszą procedurą.
§ 3
Zakres stosowania
- Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
- pracownik lub były pracownik Cube Group S.A.
- osoba ubiegające się o zatrudnienie w Cube Group S.A., która uzyskała informację o naruszeniu w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
- osoba świadczącej pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej
- stażysta, praktykant, wolontariusz
- prokurent
- akcjonariusz
- członek organu Cube Group S.A.
- przedsiębiorcy
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej.
- Zgłoszenie może dotyczyć naruszenia prawa dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
§ 4
Tryb dokonywania zgłoszeń
- Dostęp do kanałów zgłaszania naruszeń posiadają tylko osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń.
- Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:
- elektronicznie – za pośrednictwem:
- adresu e-mail: zglaszam@cubegroup.pl lub
- dedykowanego Formularza zgłoszenia naruszeń prawa dostępnego pod linkiem https://docs.google.com/forms/d/15Zjb7DAOPUu0jmpbMsLd2155SO54MneWOciqBbAXUA0/viewform;
- pisemnie – w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą zewnętrzną na adres siedziby Cube Group S.A. lub opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w skrzynce umieszczonej w siedzibie Cube Group S.A w kuchni.
- elektronicznie – za pośrednictwem:
- Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
- W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
- adres do kontaktu sygnalisty;
- datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu,
- możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
- opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
- wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
- Zgłoszenia może być dokonane na wzorze zgłoszenia stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
- W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
- Jeżeli w toku weryfikacji zgłoszenia okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.
§ 5
Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń
- Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń naruszenia prawa w Cube Group S.A. jest Prezes Zarządu Cube Group S.A., który jest odpowiedzialny za bieżące funkcjonowanie procedury zgłaszania naruszeń.
- Prezes Zarządu, po otrzymaniu zgłoszenia, wyznacza pracowników Cube Group S.A. odpowiedzialnych za podejmowanie, koordynowanie i weryfikację zgłoszenia oraz podejmowanie działań następczych, formując w ten sposób komisję d.s. naruszeń („Komisja ds. Naruszeń”). Wyznaczonym osobom zostanie każdorazowo udzielone pisemne upoważnienie.
- W przypadku zgłoszenia naruszeń dotyczących Prezesa Zarządu, zgłoszenie należy kierować do członków Rady Nadzorczej, przy czym wystarczające będzie skierowanie zgłoszenia naruszenia do jednego, dowolnie wybranego, członka Rady Nadzorczej. W takim wypadku Komisję ds. Naruszeń wyznacza Rada Nadzorcza.
- Komisja ds. Naruszeń rozpatruje zgłoszenia naruszenia prawa w Cube Group S.A. oraz sprawuje całościowy nadzór nad rozpatrywaniem zgłoszeń, a także za podejmowanie działań następczych.
- Członkiem Komisji ds. Naruszeń nie może być osoba, co do której z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowana w działanie lub zaniechanie, stanowiące naruszenie.
- Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń naruszenia prawa w Cube Group S.A. jest Prezes Zarządu Cube Group S.A., który jest odpowiedzialny za bieżące funkcjonowanie procedury zgłaszania naruszeń.
- Prezes Zarządu, po otrzymaniu zgłoszenia, wyznacza pracowników Cube Group S.A. odpowiedzialnych za podejmowanie, koordynowanie i weryfikację zgłoszenia oraz podejmowanie działań następczych, formując w ten sposób komisję d.s. naruszeń („Komisja ds. Naruszeń”). Wyznaczonym osobom zostanie każdorazowo udzielone pisemne upoważnienie.
- W przypadku zgłoszenia naruszeń dotyczących Prezesa Zarządu, zgłoszenie należy kierować do członków Rady Nadzorczej, przy czym wystarczające będzie skierowanie zgłoszenia naruszenia do jednego, dowolnie wybranego, członka Rady Nadzorczej. W takim wypadku Komisję ds. Naruszeń wyznacza Rada Nadzorcza.
- Komisja ds. Naruszeń rozpatruje zgłoszenia naruszenia prawa w Cube Group S.A. oraz sprawuje całościowy nadzór nad rozpatrywaniem zgłoszeń, a także za podejmowanie działań następczych.
- Członkiem Komisji ds. Naruszeń nie może być osoba, co do której z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowana w działanie lub zaniechanie, stanowiące naruszenie.
- W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy osoby wskazanej w ust.1, bądź w przypadku gdy w ocenie osoby, wyznaczonej do Komisji ds. Naruszeń występują okoliczności mogące rzutować na jej bezstronność i obiektywizm w postępowaniu wyjaśniającym do prowadzenia którego została wyznaczona, może ona wnioskować do zarządu Cube Group S.A. o wyłączenie. W takich wypadkach zarząd wyznacza inną osobę odpowiedzialną. W przypadku wniosku dokonanego przez Prezesa Zarządu, inną osobę odpowiedzialną wyznacza Rada Nadzorcza.
§ 6
Rozpatrywanie zgłoszeń
- Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń, która dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
- Po wstępnej weryfikacji zgłoszenia osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń wyznacza Komisję ds. Naruszeń, stosownie do postanowień § 5 powyżej.
- Komisja ds. Naruszeń może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia w sytuacji:
- gdy zgłoszenie było już o przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem, a także w razie kolejnego z rzędu zgłoszenia wewnętrznego zawierającego informację o tym samym naruszeniu, które jest wówczas pozostawiane bez rozpoznania i bez informowania o tym sygnalisty;
- zgłoszenie odnosi się do zdarzeń, które w rzeczywistości nie mogły zaistnieć;
- zgłoszenie dotyczy działań lub zaniechań, które nie stanowią naruszenia.
- Komisja ds. Naruszeń informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, chyba że zachodzi sytuacja określona w ust. 2 pkt. a. in fine powyżej.
- W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, określone w niniejszej procedurze, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja ds. Naruszeń podejmuje, bez zbędnej zwłoki, czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
- Gdy zajdzie taka potrzeba, Komisja ds. Naruszeń może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Cube Group S.A. celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
- Komisja ds. Naruszeń może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli działów w Cube Group S.A. lub do podmiotu świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza i doświadczenie takich osób są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
- Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Komisja ds. Naruszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
- Komisja ds. Naruszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- Jeśli w określonym wyżej terminie nadal trwają ustalenia dotyczące naruszenia, Komisja ds. Naruszeń informuje o tym sygnalistę, a także przekazuje wszelkie dalsze informacje zwrotne bez zbędnej zwłoki.
- Komisja ds. Naruszeń nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
§ 7
Działania następcze
- W przypadku gdy:
- naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Cube Group S.A. – Komisja ds. Naruszeń wnioskuje do zarządu (lub odpowiednio Rady Nadzorczej, jeśli zgłoszenie dotyczy zarządu) Cube Group S.A. o podjęcie zalecanych działań naprawczych;
- naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Cube Group S.A. – Komisja ds. Naruszeń zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
- zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Komisja ds. Naruszeń oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
- Działania naprawcze, o których mowa w ust. 1 pkt. a. powyżej mogą w szczególności polegać na:
- rozmowie z osobą, której dotyczy zgłoszenie,
- upomnieniu osoby, której dotyczy zgłoszenie lub pozbawienie jej premii, nagrody
- zmianach na stanowiskach pracy
- podjęciu działań cywilnoprawnych, dotyczących zawartych umów
- złożeniu wniosku o pociągnięcie do odpowiedzialności porządkowej.
- Komisja ds. Naruszeń podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
§ 8
Ochrona sygnalisty
- Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
- Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara). Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego okaże się, że zgłaszający, który uprzednio otrzymał status sygnalisty, działał w złej wierze, to zostaje on pozbawiony ochrony przewidzianej dla sygnalisty.
- Sygnalista ma zapewnioną poufność i bez wyraźnej zgody jego tożsamość nie może być ujawniona innym osobom poza osobą wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń oraz członkami Komisji ds. Naruszeń oraz członkom Rady Nadzorczej – w sytuacji gdy zgłoszenie dotyczy zarządu Cube Group S.A.
- Dane sygnalisty nie są ujawniane w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem. Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania.
- Od sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te, które zostały przez niego wskazane w przekazanym zgłoszeniu, chyba że są one niewystarczające do rozpoczęcia postępowania wyjaśniającego.
- Podmiot prawny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje Komisja ds. Naruszeń.
- Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
- Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
- odmowa nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
- pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
- przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
- zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
- nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
- mobbing;
- dyskryminacja;
- niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
- wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
- działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- powodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
- Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia
- Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
§ 9
Odpowiedzialność za fałszywe zgłoszenia
- Zgłoszenie naruszenia może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń naruszeń
- W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu naruszeń świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
- W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Cube Group S.A. usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia naruszenia skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
- Niezależnie od skutków wskazanych w ust. 2 i ust. 3 powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej, wskazanej w odpowiednich przepisach.
§ 10
Rejestr zgłoszeń
- Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji bezpośrednio przez Pełnomocnika ds. Naruszeń.
- Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia;
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- adres do kontaktu sygnalisty;
- datę dokonania zgłoszenia;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
- Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 11
Zgłoszenia zewnętrzne
- Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
- Wszystkie informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia zawarte będą od dnia 25 grudnia 2024r w załączniku nr 2 do niniejszej procedury.
§ 12
Ochrona danych osobowych
- Administratorem danych osobowych zawartych w zgłoszeniu naruszenia, w szczególności danych osobowych sygnalisty, jest Cube Group S.A.
- Administrator przetwarza dane osobowe zawarte w zgłoszeniu naruszenia.
- Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia działań dotyczących zgłoszenia.
- Przetwarzania danych osobowych, dokonuje się zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO).
- Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.
- Klauzula informacyjna stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
- Klauzula informacyjna przesłana będzie pocztą tradycyjną (za potwierdzeniem odbioru) – w przypadku zgłoszenia pisemnego przesłanego pocztą lub zgłoszenia dokonanego poprzez wrzucenie do skrzynki umieszczonej w siedzibie Cube Group S.A., drogą mailową – w przypadku zgłoszeń elektronicznych oraz doręczana osobom, których dane uzyskane zostały od osoby zgłaszającej.
§ 13
Postanowienia końcowe
- Komisja ds. Naruszeń nie rzadziej niż raz w roku przekazuje Radzie Nadzorczej Cube Group S.A. zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.
- Dział kadr informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Cube Group S.A. (niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia) o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dział kadr Cube Group S.A. lub zarząd przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy
- Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Cube Group S.A.
- Wszelkie zmiany niniejszej procedury wymagają formy pisemnej i podania jej do wiadomości wszystkich osób, których ona dotyczy.
ZAŁĄCZNIKI
- Załącznik nr 1 – wzór zgłoszenia (dla zgłoszeń mailowych lub pocztowych)
- Załącznik nr 2 – zasady dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych (dostępny od dnia 25 grudnia 2024r)
- Załącznik nr 3 – klauzula informacyjna