10 zasad dobrego formatowania tekstu

Tworzenie tekstów na potrzeby social mediów, wpisów sponsorowanych, czy nawet na firmowego bloga wymaga nie tylko wiedzy i dokładnego researchu z wybranego zagadnienia. Wpływ na odbiór treści przez czytelników ma także formatowanie tekstu. Na czym to polega? Zbiór reguł i zasad formatowania tekstów dotyczy ogólnego wyglądu stworzonej treści, która będzie prezentowana czytelnikom w formie cyfrowej lub papierowej. Chcesz dowiedzieć się, jak prawidłowo wykonać formatowanie tekstu w Wordzie? A może nie wiesz, jak sformatować tekst w dokumentach Google? Zobacz poniższy poradnik i poznaj zasady formatowania tekstu.

Co to jest formatowanie tekstu?

W dzisiejszych czasach każdy copywriter powinien wiedzieć, jakie są podstawowe zasady formatowania tekstu. W przeciwnym razie napisane artykuły, wpisy blogowe, czy nawet treści na stronę internetową nie będą przejrzyste i czytelne dla odbiorcy. 

Formatowanie tekstu to zbiór działań, które należy wykonać w celu zachowania pełnej kontroli nad wyglądem stworzonej treści. Zasady formatowania tekstu różnią się w zależności od typu treści, którą tworzymy.

A zatem co to jest formatowanie tekstu? To pojęcie można wyjaśnić najlepiej na przykładach. Otóż osoby odpowiedzialne za tworzenie treści pisanych w Wordzie lub w innym edytorze są odpowiedzialne za przygotowanie formatowania, czyli za: justowanie, dobór fontów, ustalenie struktury tekstu oraz wprowadzenie odpowiednich interlinii i wyrównanie tekstu.

Formatowanie tekstu dzielimy na dwie odmiany:

1. Miękkie – tutaj chodzi głównie o zmianę charakteru napisanego dokumentu przy pomocy dedykowanych stylów predefiniowanych w edytorze tekstu.
2. Twarde – te zasady formatowania tekstu dotyczą ręcznie przypisywanych cech, które są tworzone przy pomocy skrótów klawiaturowych oraz narzędzi z edytora tekstu. Przykładem formatowania twardego może być tzw. twarda spacja.

Warto też dodać, że głównym celem wprowadzenia zasad formatowania tekstu do pisanej treści jest uatrakcyjnienie przekazu oraz stworzenie artykułu w formie, która będzie czytelna dla odbiorcy.

10 zasad poprawnego formatowania tekstu

Chcesz dowiedzieć się, jak poprawnie przeprowadzić formatowanie tekstu w Wordzie lub innym edytorze tekstu? Poniżej przygotowaliśmy przykładową listę zagadnień, a raczej zasad formatowania tekstu, o których powinien wiedzieć każdy copywriter lub osoba zajmująca się redakcją tekstów.

1. Zachowaj prawidłową strukturę tekstu

Prawidłowe formatowanie dokumentu zawsze należy zacząć od nadania odpowiedniej struktury tekstu. Dobrze przygotowany wpis powinien zachęcać czytelnika do lektury tytułem oraz krótkim leadem na początku treści. Następnie trzeba oznaczyć nagłówki H1, H2, H3 i kolejne.

Zasady formatowania tekstu obejmują też podział treści na krótkie akapity, dzięki czemu cała kompozycja jest znacznie bardziej czytelna. Dodatkowo na końcu artykułu zawsze warto umieścić zakończenie, jako zestawienie wszystkich informacji i zbiór wniosków wynikających ze stworzonego tekstu.

2. Wybierz odpowiedni font i krój pisma

Odpowiedni, czyli czytelny! Drugi etap formatowania tekstu to dopasowanie fontu do charakteru publikacji. Najlepiej sprawdzają się proste kroje, które dobrze wyświetlają się na urządzeniach mobilnych, komputerach oraz dobrze wyglądają po wydrukowaniu.

Polecamy standard, czyli fonty takie, jak: Arial, Calibri, Times New Roman. W przypadku akapitów najlepiej trzymać się standardowego rozmiaru: 11 lub 12 punktów. Dla nagłówków stosuje się nieco większe rozmiary, aby wyróżnić takie elementy spośród bloków tekstu w akapitach.

3. Interlinie to podstawa formatowania tekstu – pamiętaj o tym!

W przypadku treści tworzonych na potrzeby internetu oraz do publikacji w czasopismach najlepiej stosować interlinię 1,5 wiersza. Dzięki temu napisany artykuł jest przejrzysty i klarowny. Nie ma też ryzyka, że poszczególne wiersze tekstu będą się ze sobą zlewać, co mogłoby powodować problemy z prawidłowym odczytaniem tekstu.

4. Wyrównaj tekst od lewej do prawej lub wybierz justowanie

Formatowanie tekstu w odniesieniu do wyrównania to dość skomplikowana kwestia. Tak naprawdę wszystko zależy od preferencji osoby zajmującej się tworzeniem tekstów oraz wymogami technicznymi serwisu, na którym znajdzie się artykuł. 

Najczęściej stosuje się wyrównanie do lewej strony, natomiast w wielu publikacjach spotykamy się też z justowaniem od lewej do prawej. W takich tekstach odstępy bywają czasem sztucznie rozciągnięte, co może wpływać na czytelność tekstu. Częściej więc technikę justowania stosuje się w materiałach drukowanych, gdzie łatwiej można czuwać nad powstającymi zbyt dużymi przerwami niż w publikacjach internetowych na z góry określonym szablonie.

5. Przenieś spójniki i przyimki do następnego wiersza

Jeśli zauważysz, że na końcu zdania znajduje się przyimek lub spójnik, przenieś go do kolejnego wiersza przy pomocy twardego entera. Dzięki temu zdania i całe akapity tekstu będą czytelniejsze.

Niestety w tym przypadku nie ma żadnego narzędzia do automatyzacji. Najlepiej już podczas tworzenia treści od razu stosuj twardy enter (Shift + Enter) i przenoś pojedyncze słowa do kolejnych linii tekstu. Ta zasada obejmuje zarówno pisanie w Wordzie, jak i w innych edytorach tekstu, np. Google Docs.

6. Stosuj listy punktowane

Czytelnicy nie lubią czytać dużych bloków tekstu, które są napisane bez ładu i składu. Prawidłowe formatowanie tekstu w Wordzie lub w innym edytorze powinno uwzględniać zastosowanie wyliczeń i wypunktowań. W ten sposób stworzysz atrakcyjniejszy artykuł, który będzie przyjazny w wizualnym odbiorze i ułatwi przyswajanie informacji przez odbiorcę.

Listy wypunktowane najlepiej używaj pomiędzy akapitami. Takie rozwiązanie wygląda estetycznie i powoduje eleganckie złamanie bloku tekstu, np. w formie wyróżnienia najważniejszych informacji.

7. Stosowanie zasad interpunkcji

W trakcie tworzenia tekstów warto też stosować podstawowe zasady interpunkcji. Nie można zapominać o przecinkach, kropkach, a także o pytajnikach – to podstawa w formatowaniu tekstu i czytelności przekazu. O przecinkach nie możesz zapominać przed spójnikami przeciwstawnymi lub w zdaniach rozdzielonych współrzędnie bezspójnikowo.

8. Wykorzystuj pogrubienia i kursywę

W formatowaniu tekstu kluczowym wyznacznikiem przejrzystości tekstu są pogrubienia i kursywa. Warto je stosować w celu wyróżnienia istotnych informacji w akapicie lub wypunktowaniach. Dzięki temu artykuły są bardziej czytelne, a odbiorcy szybciej wyszukują najważniejsze informacje z treści.

9. W miarę możliwości zamieszczaj zdjęcia i grafikę w tekście

Formatowanie dokumentu obejmuje też używanie zdjęć i grafik, np. pomiędzy akapitami. Z grafikami tekst staje się bardziej interesujący i przyjemniejszy w konsumpcji. Co więcej, umieszczanie zdjęć jest dobrą praktyką, która może wpływać pozytywnie na weryfikację treści przez roboty Google, a tym samym wyższe pozycje w wynikach wyszukiwania. Dziej się tak, ponieważ zamieszczane obrazy można oprzeć atrybutem ALT (krótki opis informujący o tym, co znajduje się na grafie) zawierającym frazy kluczowe.

Dobrą alternatywą są infografiki, które przekazują najważniejsze informacje odbiorcy. W zwykłych artykułach na firmowego bloga również można ich użyć – to zawsze korzystnie wpłynie na wizualne i merytoryczne aspekty formatowania tekstu.

10. Sprawdź wszystko na koniec

Kiedy skończysz pracę z tekstem, postaraj się wszystko dokładnie sprawdzić. Możesz to zrobić samodzielnie lub zwrócić się o pomoc do innego specjalisty, który zajmie się redagowaniem i formatowaniem tekstu. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że przygotowany artykuł jest poprawny nie tylko merytorycznie, ale także pod względem stylistyki i interpunkcji.

Przykładowe formatowanie tekstu

Poprawne formatowanie tekstu – podsumowanie

A zatem na czym polega formatowanie tekstu? Przede wszystkim na przygotowaniu dokumentu, tak, aby był czytelny, nadawał się do publikacji oraz umożliwiał szybkie odnajdywanie kluczowych informacji w treści. Copywriterzy, redaktorzy oraz osoby odpowiedzialne za content powinny znać podstawowe zasady formatowania tekstów – to niezbędne, aby stworzone treści były przejrzyste, czytelne i przyjazne dla potencjalnych odbiorców.