Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w procesach rekrutacyjnych

1. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Cube Group S.A. z siedzibą w Warszawie (02-595), ul. Puławska 99A. W sprawach dotyczących przetwarzania danych oraz realizacji Twoich praw (w tym dostępu do kopii danych), możesz skontaktować się z naszym Inspektorem Ochrony Danych (IOD):

e-mail: iod@cubegroup.pl.
Adres korespondencyjny: Cube Group S.A., ul. Puławska 99A, 02-595 Warszawa, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

Ocena kwalifikacji i wybór kandydata: W celu przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacji na określone stanowisko. Podstawą prawną w zakresie danych wymaganych przez Kodeks pracy jest wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a w zakresie danych podanych dobrowolnie (np. wizerunek w wideo, zainteresowania) – Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Weryfikacja kompetencji (Testy i Wywiady): Przeprowadzanie wywiadów zdalnych (wideo) oraz korzystanie z narzędzi do automatycznej transkrypcji i sporządzania notatek (AI) w celu rzetelnej oceny kandydatury. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nasz prawnie uzasadniony interes polega na optymalizacji i usprawnieniu procesu rekrutacyjnego oraz zapewnieniu najwyższego stopnia obiektywizmu i rzetelności oceny kandydatów dzięki zastosowaniu narzędzi do automatycznej transkrypcji i analizy notatek, co pozwala na wyeliminowanie błędów ludzkich przy ręcznym protokołowaniu.
Przyszłe procesy rekrutacyjne: Prowadzenie bazy danych potencjalnych kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji, o ile wyraziłeś na to dobrowolną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: Na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), co obejmuje m.in. spory przedsądowe i sądowe.

3. Odbiorcy danych i transfer poza EOG

Odbiorcami Twoich danych mogą być:

Dostawcy usług wspierających: Podmioty dostarczające systemy rekrutacyjne (ATS), narzędzia do wideokonferencji, systemy automatycznej transkrypcji oraz infrastrukturę IT (np. poczta e‑mail).
Podmioty uprawnione: Organy państwowe na podstawie obowiązujących przepisów.

W związku z wykorzystaniem narzędzi globalnych dostawców, dane mogą być przekazywane poza EOG (np. do USA). Zapewniamy odpowiedni stopień ochrony poprzez Standardowe Klauzule Umownego (SCC) lub współpracę z podmiotami certyfikowanymi w ramach mechanizmów zapewniających adekwatną ochronę (np. Data Privacy Framework).

4. Okres przechowywania danych (Polityka Retencji)

Zgodnie z naszą Polityką Retencji, dane będą przechowywane przez następujące okresy:

Bieżąca rekrutacja: Dane są usuwane niezwłocznie po podjęciu decyzji o obsadzeniu wakatu lub odrzuceniu kandydatury, maksymalnie do 6 miesięcy.
Przyszłe rekrutacje: W przypadku wyrażenia zgody, dane są przechowywane przez 1 rok, chyba że wcześniej wycofasz zgodę lub wskażesz krótszy termin.
Kontakt wstępny (sourcing): Dane z korespondencji i kontaktów (np. LinkedIn) przechowujemy nie dłużej niż 5 lat od ostatniego kontaktu.
Roszczenia: W przypadku sporów, dane mogą być przechowywane przez okresy przedawnienia roszczeń, wynikające ze stosownych przepisów prawnych .

5. Twoje Prawa

Zgodnie z RODO przysługuje Ci:

Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
Prawo sprostowania (poprawienia) lub uzupełnienia danych.
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”).
Prawo do ograniczenia przetwarzania (np. na czas weryfikacji ich poprawności).
Prawo do przenoszenia danych w powszechnie używanym formacie maszynowym.
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (gdy podstawą jest uzasadniony interes Cube Group S.A.).
Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (pozostaje to bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem).

6. Skarga do organu nadzorczego

Jeśli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne instrukcje i dane kontaktowe znajdziesz na oficjalnej stronie urzędu: https://uodo.gov.pl/.

7. Informacja o wymogu podania danych

Podanie danych w zakresie wynikającym z Kodeksu pracy jest niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Podanie pozostałych danych (w tym udział w wywiadzie wideo czy zgodę na transkrypcję AI) jest całkowicie dobrowolne i opiera się na Twojej zgodzie.